Consejos para una buena gestión de los periodos de pago

La gestión de los periodos de pago es fundamental para que PYMES y autónomos puedan mantener su actividad. Para conseguir mantener un buen control sobre los cobros es preciso establecer unas condiciones específicas, claras, seguras y realistas pero que a su vez sean flexibles y puedan adaptarse a ocasiones concretas y situaciones puntuales. La finalidad de autónomos y empresas es poder gestionar los cobros de manera adecuada para optimizar beneficios, llevando un control de forma activa y no esperando a que los pagos se realicen de forma automática.

Para hacer una buena gestión de los periodos de pago, hay que tener presente 3 factores importantes:

1.      Fase de negociación

Es vital negociar con los clientes las condiciones de cobro que se van a estipular. Ha de establecerse un único sistema de cobro y la fecha de vencimiento de las facturas en función de los intereses del autónomo o de la empresa.

2.      Gestión

El responsable de la gestión de los cobros en el caso de las PYMES suele ser el director financiero o administrativo. Esta persona o departamento se encargará de obtener todos los datos acerca de cómo, cuándo y de qué manera se van a efectuar los cobros.

Sus funciones básicas serán:

·         Facturación

·         Contabilidad de los cobros

·         Preparación y gestión de recibos y cobros que la empresa tenga que reclamar

·         Emisión de facturas especiales

·         Archivo y control de la documentación referente a cada cliente

Una adecuada gestión de los periodos de cobro hará posible el pago puntual. El proceso de cobro se puede mejorar de dos formas posibles:

1 – Cambiando los hábitos de pago de los clientes. Una alternativa sería ofrecer incentivos para el pago anticipado de facturas o el descuento de pagarés.

2 – Obviar o desviar la cuestión mediante el empleo de sistemas como el factoring.

La gestión de los periodos de cobro se puede resumir en cuatro puntos clave:

1.      Establecer anticipadamente las condiciones del crédito

2.      La concesión de crédito a los clientes

3.      Realizar un control de los comportamientos de pago y un seguimiento pormenorizado de los cobros

4.      Cerciorarse de mantener una correcta inversión en cuentas de clientes

3.      Control y supervisión de los cobros

El seguimiento y control de los cobros es fundamental para la tesorería del negocio. Es preciso cerciorarse con frecuencia de que los pagos se realizan según las condiciones acordadas y en los periodos establecidos. La falta de control en este sentido puede significar echar el cierre a la empresa.

Ficomsa: Descuento de pagarés

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